ボランティアのスタート 業務の実際

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参加カレンダーは  ATOSというクラウド システムで提供されている。こちらでエントリーしてOKが出たものをもとに
スーパーバイザーとさらに日程調整したり。
7月から ビジネスチャットツールの導入が決まり スーパーバイザーとのやり取りがメールとチャットになり
多人数でのコミュニケーションの効率が格段に上がった。リアルに出会う前に情報交換できるのはやはり便利でした。



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7月21日は ある意味、顔合わせでユニフォームを着用して 幕張メッセの国際会議場側からアクレディテーションカードで
顔認識した上でセキュリティゲートを抜けて内部に入場した。オリンピックの場合、ここに自衛隊の皆さんが詰めていて
千葉県警なども配備されていた。 朝はチェックインの手続きが必要で お昼のミールクーポンのチケットをもらい ピンバッチも
受け取れる。 ボランティア会場ごとにピンバッチをもらえるタイミングは違って5日ごとに 銅、銀、金が上がっていくパターンや
幕張は初日に銅、銀がもらえて最後に金のバッチがもらえた。 パラリンピックでももらえたので2つずつもらったことになるが
ピンバッチの交換もボランティア活動の楽しみの1つで 海外メディアの人たちと交換したり。1つはロシアの人と交換した結果
手元に残ったのはメキシコのバッチ。 その後、日経新聞の方にロッカーの手配をしたらお礼にと大き目の浮世絵のバッチ2つもらえたり。

幕張のランチは一番大きいイベント会場のほぼ中央に位置するレストラン。 コカ・コーラの自動販売機のドリンクはすべてフリー
食事は カレーライスか丼 (丼は日替わりで メンチカツ丼、ソースカツ丼、豚丼、鶏丼) 他の会場ではコンビニ弁当や お握りとおかず
のみ それもとても塩辛いなどの噂を聞いていたので 暖かくてお米も美味しいランチはラッキーでした。 休憩所にはM乳業のアイスバー
ミルク、レモン、ハッカ たまにカップのアイスがあり どれを食べた? がボランティア同士のちょっとした会話のネタになっていた。

23日開会式で ユニフォームを着た初日 プレスオペレーションのボランティアは10人強 自己紹介 リーダーは私ともう一人でした。
連絡無しで顔を見せない人は結局最後まで不参加でした。 この時点でプレスオペレーションというアクレディテーションカードに
記載されている役割がようやく理解できました。

24日 朝 会場に行ってみて 集まった人数が3人 PSAが大事なのでそこに2人行ってもらって HELPDESKなどメディカルセンターの業務を一人で回すことに。 たまたまやるべき業務が責任者が来ないので決まらないという若い男性Kさんを誘って業務をHELPしてもらって
気分的に助かった。 1時間後にPSAに行ってみたら暑い遠い割に 来場者も少なく Kさんが一人で十分というのでメディアセンターに
戻って3人で業務分担の段取りを相談しながら進めることに。 試合の情報 予定、結果はネットワークプリンターにダイレクトに本部から印刷されるようになっている。 それが印刷されていると それをマスターとして 一定部数 最初は30部 コピーして記者にいる
トリビューンに届けたり 日程、競技ごとにピジョンボックスという棚に保管する業務や
カメラマンの機材を一定期間預かる保管ロッカーのカギの貸し出し 帰りのバスの時間表の提示や タクシーの案内
座席にどんな人たちが座っているのかの管理 いなくなった席のアルコール消毒などなど 一通りなんとなくわかった頃には予定時間が
終わり引継ぎになった。 この間にシフト表(EXCELで Sさんが作成したもの)に沿って各自1時間ずつ休憩も取りました。

メディカルセンターには大型液晶テレビが7台あり 他の会場の競技も見られるようにセットトップボックス(つまり 多チャンネル見られるケーブルテレビのオリンピックの専用)がついていて フェンシングの時間も4チャンネル設定する必要があった。

フェンシング会場の特徴は まず全体が真っ暗で ステージだけにライトが当たるように設計されていること。
さらに 4つのステージに分かれて 赤、黄、緑、青に色分けされていて 予選は同時に4試合 8か国がパフォーマンスできる。
つまりその4つの競技をメディカルセンターでも見られるように設定しなければならかなった。 初日はなぜかリモコンがちゃんと
設定されていなかったためうまく表示できなかったがテクニカルのスタッフに設定してもらっていろいろ番組表から見たい競技が
見られて 例えば、テニスやバスケットや それ以外に国立競技場や東京タワーなどリアルタイムの景色も見られるように
なっていました。
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メディアセンターの維持業務全体とプレス会場管理

4.プレスコントロールの業務内容

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いわゆるメディアの対応として 4つのグループに分けられた 総称がプレスコントロールなのに我々の業務もプレスコントロール

メディアを大別すると テレビ 動画配信など(ブロードキャスト) カメラマン(フォト) 記事を書く(プレス)

実際にはもっと細かくセグメントされてアクレディテーションカード(ID)が色分け 英字での識別がなされている。

4つのグループとは

◦1.トリビューン(試合場の中にあるプレス向けの席への記者の誘導など)

◦2.フォト(フォトグラファーへの 案内 ロッカーの貸し出しなど)

◦3.ミックスゾーン 試合直後の選手へのインタビューサポート

◦   記者会見 メダリストへの取材サポート


そして 我々 プレスコントロールの業務はこんな感じ

◦プレスコントロール業務内容)

◦記者会見場 プレスセンターの管理 (消毒、掃除) PA MC 

◦ 

◦<コロナ対策>

◦1.記者会見場 プレスセンターの管理 (消毒、掃除) 

◦   机、いすなどのアルコール消毒、掃除 

◦2.PCR検査キットの管理、配布、回収 PCRセンターへの配達

◦<PSA>

◦3. セキュリティーチェック 予約システムのリスト管理(ゲートの外で1時間)

◦<HELPDESK>

◦4.ロッカーの貸し出し管理 (36あるロッカーのカギの貸し出し管理 フォト用)

◦5.ピジョンボックスへの 競技予定シートの配布 (トリビューンへの配達)

◦6.試合予定 結果シートのコピー 印刷 プリンターの管理

◦ネットワークに接続しているプリンターに大会本部から直接、予定や結果が届き それをコピーして

◦共用の棚(ピジョンボックス)に入れたり トリビュート会場に持参したり

◦7.専用サイトの情報を検索できる専用PCシステムの管理サポート

◦8.タクシーの予約 バスの時刻表

◦9.モニターのチャンネルの切り替え(7台あるモニターの管理)

◦トリビューン(試合場の中にあるプレス向けの席への記者の誘導など)

◦フォト(フォトグラファーへの 案内 ロッカーの貸し出しなど)

◦ミックスゾーン 試合直後の選手へのインタビューサポート

◦記者会見 メダリストへの取材サポート


PSA(セキュリティー対策)はオリンピックの場合 施設の外側のかなり離れた場所にあったので1チーム

ヘルプデスクを中心とした メディアセンター(我々の管理するべき区画の名称)全体の管理に1チーム

遊撃的にこの2チームやさらに他グループを支援するためのチームの3つに分かれてシフトを組んだ。

MMB フェンシング会場は予選から決勝までを1日で行う長丁場なので朝晩の2チームに分かれて8時から16時くらいと14時から22時くらいで

重なる時間に引継ぎをしながら業務を行っていた。


組織体制)IOCからのメンバーは ウクライナの女性 オルガ がトップでトリビューン中心に担当 

ロシアの男性 セルゲイは元々カメラマン?らしくフォト担当

その配下に派遣されているスーパーバイザーと称する日本人スタッフが配置されて ボランティア全体の管理を行っていた。

当初はメディカルセンターにあるすべての座席に番号を振り(ガムテープに番号を書いて) そこにどんな人が座ったのか

チェックしなさいとか PSA(セキュリティー対策)は前日夕方16時までの予約リストがプレスとフォトに分かれて

リストで来るので一人ひとり予約のチェックをして していない人やいれないような指示が出ていたが。徐々に無理とわかり

なし崩し的に簡単になっていった。 この予約リストが紙で並び順が メディアのアルファベット順だったりして探せず。

結構面倒な業務。

さらに一番問題だったのは、真夏で日陰とはいえ炎天下 アスファルトからの反射などで軽く40度近い環境に1時間。

なかなか過酷で 最後の日はこれをお昼挟んで2回行い 軽い熱中症になった。

とりあえず今日はここまで

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メディアセンターの一番華やかな場所が記者会見場

一段上がっていて 動画撮影ように一段上がったステージもあり

さらにPA音響設備も完璧 スーパーバイザーで来ていた人の大半が

イベントサービス系の人たちで英語でMCもできたのは感心しました。


2021年7月―9月 幕張メッセ Bホール、Cホール ボランティア活動メモ

久しぶりにブログを書いてみる気になったので BIGLOBEのウェブリブログ開けてみたら色々設定など

変わっていて。


とはいえ、自分のメモとしてしばらく不定期にここに書き込んでいこうと思います。


目次はこんな感じで この順番とは限りませんが。



序)ボランティアの記憶

  2002年 日韓ワールドカップサッカー 横浜ベニュー 決勝のメディアセンター

  2014年 豊洲パエリア大会 理事 記録 広報 担当として

  ボランティアの弱みが強みに! (墨田ストリートジャズフェスティバルや パエリア大会の記憶)

1) 2020 ボランティアへの応募

2) 2020 ボランティアへの採用決まる 

3) 2021 E-ラーニング利用研修 ユニフォーム受け取り ワクチン接種



6)日本男子 エペ団体の金メダルに立ち会う!

7)なかなか過酷なPSA

8)パラリンピックは MMC ゴールボール?

9)テレビ観戦も忙しく 4K タイムシフト録画の時代!

10) 日本女子 銅メダルに立ち会う!

11)ボランティアのみなさんとの対話 管理者との違い

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画像は幕張 パラリンピック ボランティア MMC会場の最終日
記念撮影があると会場に集まったみなさん!
こんなにいたとは。 プレスコントロールは30人程度?でした。