英語とトルコ語のコラム開始

以前、書き溜めたコラムを AIエンジニア データサイエンティストのUMUTさんに依頼して トルコ語と英語に翻訳してもらいました。 彼らと話しをしていると 世界中どこもIT状況に違いは無くて 遠距離通勤していたりします。 日本のFAXはちょっと例外なくらい古い装置ではありますが。 何かしらレスポンスがあることを期待しておりますが。さて、どうなるでしょう?




Tema: Calışanlar, eşyalar ve para… İşyerindeki fazlalıktan nasıl kurtlunur?
1. Bölüm: İşyerindeki “fazlalığın” durumu.

Bilgisayarlar ilk kullanıldıklarında hızlıdırlar, fakat 3 veya daha fazla ay sonra yavaşlarlar ve sonunda kullanması ağır hale gelir. Bence zamanla yavaşlayan bilgisayarın hızı değil, insanın bilgisayar tarafından kısıtlanmaya başlaması.
Bu açıdan bakmaya başladığımızda, insanın potansiyelinin bir sınırı yoktur. Bizler Dunksoft olarak, ofisteki fazlalıktan kurtulmak ve “çevreyi zayıflatmak” için “kağıtsız” sistemini ve ekstra monitör öneriyoruz. Bilgisayar başına iki monitör kullanarak, referans materyallerini ekstra ekranda görüntüleyebilir, fiziksel referans’a ihtiyaç duymamış olursunuz. Böyle bir sistem ile kapasite kat ve kat artmış olur.
Bir sonraki adım ise işyerinde biriken fazlalıkların organizasyonu ve temizlenmesi. Bu fazlalıkların sebeb olduğu hasardan bahsedecek olursak.

1) “Beyaz fazlalık” durumu
Kobe üniversitesinden prof. Kazuhiro Mishino diyor ki: Japonyanın çalışan verimliliği savaştan sonraki son 50 yıldır düşüşte. Üretim endüstrisi, Toyota’nın Kanban sistemi gibi dünya’da örnek alınmasına rağmen, beyaz yaka çalışanların çok fazla gereksiz fazlalığı var. Çok fazla çalışan ve çok fazla zaman tüketen işlem var.
21nci yüzyıl’da her kişi başına bir bilgisayar düşmesine, bilginin hızla yayılmasına rağmen verimlilik giderek düştü. Örnek olarak çizelge programları incelenebilir, her kişi için birden fazla kopyası olduğu için, paylaşılması zor ve know-how çalışan’a bağlıdır. Bu kötü bir yönetim yoludur. Ayrıca masraf tablosu, kâr tablosu, proje yönetimi, alım-satım bordroları. Aynı bilgi, bazen aynı günde birden fazla kez giriş yapılmalıdır.
Aynı zamanda bu karmaşık bilgi paylaşımı sistemi, analitik inceleme yapılması istendiği takdirde gereğinden fazla kaynak kullanır ve hatta bu sisteme özel spesyalist çalışan’a ihtiyaç duyar. Şirketin ve müşterilerin data’sı “tek” olmalı, ve bu büyük fazlalıktan kurtulmak mecburiyeti vardır.







2) Şirket ne durumda? “Kağıt fazlalığı”nı azaltmak.
Dunksoft olarak biz nerdeyse tamamıyle “kağıtsız” bır system kullanmaktayız. Muhtemelen dünya’da bu sistem’e bulut kullanarak geçiş yapan ilk şirketiz. Şirketimizi ziyarete gelen müşteriler’e şu soruları soruyoruz:
• Fotokopi makineniz var mı?
• Fax makineniz var mı?
• Şirlet içinde nakit kullanıyor musunuz?
• Tatil başvurusu gibi taleplerde kağıt formlar kullanıyor musunuz?
• Kişisel dökümanların tutulduğu dolaplarınız var mı?
• Çok fazla kopya döküman’ınız var mı?
• Zamanlama’yı kağıt kalem üzerinden mi yapıyorsunuz?
• Maaş bildirisi kağıt döküman ile mi yapılıyor?
• Vs…
Ofisiniz nasıl? Sizce ofisinizde gereğinden fazla atık var mı?

Kağıtsız sisteminin başka bir güzel yanı ise, formlar ve başvuruların ofis’e gelme ihtiyacı duymadan halledebilinmesidir. Bu sadece IT sektörüne bağlı değil. Önceki gün Tokyo istasyonu yakınlarındaki bir şirkete “kağıtsız” ve IT üzerinde bir konsültasyon verdim. Beklenildiği gibi oldukça geri kalmış idi. Biz kağıtsız yapamayız, çizelgelere doldurmamız gereken pek çok döküman var… Çizelgeler de makro kullanan insanlar garip bir şekilde gururlular. Aynı şekilde genel sektörde bence sorun yazılım kullanamayan IT şirketleri. Japonyanın fazlalığı azlamadığından mı bilmiyorum fakat bu hayal kırıklığına uğratıcı bir durum.

Bu tarz şirketlerden pek çok olduğuna inanıyorum fakat biraz emek ile “kağıt fazlalığı” engellenebilir. Bir sonraki makale’de bu problemden nasıl kurtulabileceğimizi konuşacağız.


Theme: People, things and money… How to eliminate waste in companies.
Part 1: State of existing “waste” in a company

Don’t computers feel fast and swift once they are new, but after 3 months or so it feels slower and eventually heavy to use after half a year? But, I believe it is not the computer’s speed decreasing in time, but person’s ability is being limited by the computers processing speed.
From this point of view, there is no limit to the potential of human beings. As Dunksoft, we recommend “paperless” system for getting rid of unnecessary paper and “slimming the office environment” as well as adding another monitor. By using two monitors per computer additional screen can be used to display the reference material while edits can be done on the other, this way the need for the paper reference can be removed. Processing capacity increases considerably with such system.
Next step is to organization and disposal of waste that accumulates in businesses. Let’s talk about the damage caused by waste and how to organize it.
1.) Current state of waste in “white color”.
Professor Kazuhiro Mishina of Kobe University says that Japan’s labor productivity has been falling for 50 years after the war. Although the manufacturing industry in Japan is exemplified in the world, such as Toyota’s Kanban system, there are so many waste in the white-collar field. There are too many people, too much time-consuming processes.
21st century has been the time for one computer per person, information become widespread, but the efficiency has continued to decline. An example is an estimate made with spreadsheet software. There are multiple versions for individuals if not treated well, naturally it cannot be shared. Know-how is personal and bound to an employee. It is handled in a bad state of management. Also, invoice, sales revenue, cost control, project management, purchase reimbursement. Same information is being entered many times, sometimes in the same day.
Furthermore, this convoluted information, requires considerable amount of procedures to statistically analyze up to a point where an information specialist is required. At least the format of the company should be unified in one and the company information from all customers should be unified. This big waste should be gradually disposed of.







2.) Is the company okay? Reduce the “waste of paper”.
Dunksoft is almost completely paperless, probably one of world’s first to achieve this with two cloud systems. We ask the following questionnaires from the customers visiting our paperless office.
- Do you have a photocopier?
- Do you have a fax machine?
- Is there cash within the company?
- Do you use paper documents for applications such as vacation?
- Are there personal files in drawers?
- Do you have a lot of copies?
- Do you use notepads to adjust the time schedule?
- Do you have handouts?
- Is the salary statement also on paper?
- Etc…
How is your office? Do you think there is a significant amount of waste in your office?
One big merit of paperless format is that you can handle the paperwork without having to come to the office. This is not related to the IT industry. The other day I’ve given consult on paperless to an IT company at Tokyo station. As expected, it is considerably behind. I cannot do paperless, I have a lot of paper and I’m writing quotes in spreadsheets. People who write macros are strangely proud. Same level as general corporations, I think what is wrong with an IT company that cannot use software well. I’m not sure if it is because Japan’s business waste not decreasing but it is disappointing.
I believe there are many such companies. But with a little ingenuity, “waste of paper” can be organized. Next column will explain how to get rid of this problem.

ブログ気持玉

クリックして気持ちを伝えよう!

ログインしてクリックすれば、自分のブログへのリンクが付きます。

→ログインへ

なるほど(納得、参考になった、ヘー)
驚いた
面白い
ナイス
ガッツ(がんばれ!)
かわいい

気持玉数 : 0

この記事へのコメント

この記事へのトラックバック